Fortegnelsespligt

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

Formand Marie Moselund Haar Vad

Mail: formand@ifn.dk

Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.                                      

Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier..                                                                                

a) Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold,  herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.

b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt

indberetning ved turneringsadministration til idrætsorgani-sationer.

c) Indhentelse af børneattester for træner/instruktør og ansatte.

d) Udbetaling af løn, godtgørelser, pension og skatteind- beretning for ansatte.

Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.

Almindelige personoplysninger:

a)       Navn

b)       Adresse

c)       Mailadresse

d)       Telefonnr

e)       Fødselsdato

f)        Bank kontonummer

          Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (gælder kun ansatte og             træner/instruktører) 

a)       CPR-nummer

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a)       Medlemmer

b)       Trænere/instruktører

c)       Ulønnede frivillige

d)       Ansatte

e)       Nørhalne Cup deltagere

Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde.

Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette. 

a) Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI, DBU, DHF og andre specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri.

b) Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger.

c) CPR-nummer videregives ligeledes for ansatte til Lønbureau, bank/pension og SKAT.

Der bør være en angivelse af, hvilke oplysninger der skal slettes og hvornår. 

 a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevares oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør. 

b) CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemms i 5 år fra regnskabsårets udløb.

c) Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke og fornyes hvert år. 

Medlemsregistrering varetages i Conventus og herfra genereres pdf-udtræk til udvalg ifm. kontingentopkrævning.

Ulønnede træner/instruktør kontaktdata findes hos de respektive udvalg og på www.ifn.dk

Kontaktlister for frivillige hjælpere til cafeteriahold og c-hold forefindes hos hal-inspektør og næstformand

Lønoplysninger håndteres af kasserer i Conventus og videregives til Bluegarden og SKAT.

Børneattester håndteres af næstformand og kasserer og opbevares i Dropbox, som næstformand og kasserer har adgang til.

8. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

a) At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.

b) At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt. 

c) At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

Vores IT-system kan følgende:

      a) Afventer information fra Conventus med automatisk sletning – indtil da vil sletning foretages manuelt.